Главное преимущество этого подхода заключается в том, что он эффективно борется с проволочками (легче начать работу, когда мы знаем, что она скоро закончится). Кроме того, метод Pomodoro помогает нам лучше концентрироваться на задачах и оптимально чередовать периоды работы и отдыха.
Метод Pomodoro: особенности и суть техники, применение
Вы когда-нибудь задумывались в конце дня о том, что вы упорно трудились весь день, но так и не выполнили поставленные на день задачи? Или в конце выходных, когда вы понимаете, что так и не закончили уборку, а также не нашли времени погладить белье? Наверное, каждый из нас сталкивается с подобными проблемами. Это происходит потому, что мы не планируем свое время должным образом, говорят эксперты по тайм-менеджменту.
Для решения этой проблемы они предлагают метод, который был изобретен задолго до того, как термин «тайм-менеджмент» стал общепринятым в деловом мире. Это рутина под названием Pomodoro.
Как появился метод Pomodoro?
Появление такого метода, как Pomodoro, произошло благодаря итальянцу Франческо Чирилло. В 1980-х годах, будучи студентом, он однажды задумался, почему время экзаменов приходит быстрее, чем он к ним готовился, хотя, как он считал, молодой человек вкладывал в учебу все свое время и силы. Прилежный и дотошный молодой человек предположил, что его часто отвлекают во время выполнения домашнего задания, и решил найти способ на некоторое время сосредоточиться на работе.
Сначала он установил для себя лимит времени в 10 минут. Он использовал обычный кухонный таймер в форме помидора, отсюда и название метода, который впоследствии стал известен во всем мире — «Томадора» по-русски. За введение в сферу ежедневного тайм-менеджмента, однако, следует «благодарить» не итальянца, а Стаффана Нетеберга. О нем известно немного. Из общедоступных данных следует, что он уже около двух десятилетий активно занимается независимой разработкой программного обеспечения и выступает в качестве наставника agile-методов разработки информационных систем.
Ну а благодаря математическому мышлению своего программного обеспечения он создал методическую книгу по применению метода Pomodoro и назвал ее «Тайм-менеджмент по-помидорному». Он не только доступно объяснил принцип, но и разнообразил свой рассказ яркими иллюстрациями. Таким образом, он распространил информацию о «Помидоре» как среди профессионалов тайм-менеджмента, так и среди неспециалистов.
Особенности
Система «Помидор» настолько же проста, насколько и гениальна. Основное правило — разделить день на небольшие отрезки, каждый из которых называется «помидор». Оптимальное время для «съедания» помидора — 25 минут. Поэтому возьмите таймер, наверняка он есть у вас на кухне, может быть, не в форме помидора, а другой, если нет, то просто поставьте будильник.
В течение следующих 25 минут вы должны сосредоточиться на поставленной задаче. Ничто не должно отвлекать вас — ни телефонные звонки, ни шум радио, ни тем более телевизор. Вам также следует отложить кофе и бутерброды. И только когда прозвучит сигнал об окончании отведенного времени, вы имеете полное право сделать перерыв. Таким образом, вы заключаете с собой рабочий контракт. На каждый «помидорный» рабочий день вы ставите перед собой конкретную задачу, которую обязательно должны выполнить.
Вряд ли вы позволите себе не выполнить договорные обязательства, если на кону стоит высокий гонорар, поэтому в данном случае сделка с совестью в подавляющем большинстве случаев работает безотказно.
Одержимость продуктивностью
Склонность к продуктивности может превратиться в одержимость. Эндрю Таггарт, профессор практической философии из Силиконовой долины, считает, что стремление к максимальной продуктивности сегодня сродни религии. Ее первосвященники — гуру тайм-менеджмента, эксперты по тайм-хакам и тренеры по продуктивности; ее догматы — методы, инструменты и подходы; ее адепты — слушатели семинаров и курсов.
Эта тенденция поддерживается блогерами и руководителями технологических компаний: Элон Маск, Тим Кук, Марк Цукерберг, Билл Гейтс. Тим Кук, генеральный директор компании Apple, например, ложится спать в 22:30 и встает в 3:45 утра. Он читает около 800 электронных писем за утро и тренируется в спортзале в 5 утра. Генеральный директор Tesla и SpaceX Элон Маск работает 80-90 часов в неделю и выпивает восемь банок диетической колы и несколько больших чашек кофе.
Как Элон Маск распределяет свое время между проектами (Фото: Quora)
По мнению Таггарта, все это связано с «эпохой буржуазии» — масштабным сдвигом в мировоззрении, начавшимся в 1800-х годах. Теперь мы все буржуа. Там, где аристократы прославляли героев, а христиане поклонялись святым, мы почитаем проницательного торговца и дальновидного предпринимателя.
После Второй мировой войны, с ростом валового внутреннего продукта, работа стала центром человеческой жизни. Американцы среднего класса приобрели собственные дома, начали ценить удобства и достижения технологии и четко разделять работу и домашнюю жизнь. Поколения X и Y представляют себе еще более светлое будущее и все больше привержены работе.
В результате мы пребываем в иллюзии, что личная продуктивность означает счастье. Общество труда поощряет постоянную занятость и эффективность, но не позволяет нам задавать себе самые важные вопросы: «Кто я?», «Зачем я это делаю?», «В чем смысл ежедневной рутины?». Без размышлений и ответов на эти вопросы бессмысленно применять техники тайм-менеджмента и продуктивности.
Если вы четко понимаете, почему вам нужно быть более продуктивным, вам следует освоить технику управления временем — метод Помодоро. Метод Pomodoro помогает сосредоточиться на одной задаче и не отвлекаться.
Метод был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло в 1980 году. Чирилло готовился к экзаменам на первом курсе университета и не мог сосредоточиться на учебе. Тогда он установил кухонный таймер в форме помидора на 10 минут, в течение которых не позволял себе отвлекаться от работы, а затем сделал перерыв. Франческо обнаружил, что ему легче концентрироваться на короткие промежутки времени, и со временем он развил свой метод в полноценную систему.
Как работает методика Pomodoro
Метод Pomodoro подходит для учебы и работы. Pomodoro — это 30-минутный отрезок времени: 25 минут на работу и 5 минут на перерыв.
В своей простейшей форме он работает следующим образом:
- Составьте список задач на день, учитывая свои приоритеты.
- Включите таймер на 25 минут, начинайте работать.
- После 25 минут сделайте перерыв в 5-10 минут. Отвлекитесь от работы, сделайте разминку или обновите напиток.
- Через четыре помидорки сделайте большой перерыв на 15-20 минут.
- Продолжайте работать по 25 минут. Когда закончите задачу, вычеркните ее и переходите к следующей.
Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com).
Почему стоит использовать метод Pomodoro
Метод Pomodoro помогает успеть сделать больше за меньшее время. Его используют и трудоголики: они ограничивают себя в отдыхе. Автор статьи в habr, например, сократила свой рабочий день с 10 до 5 часов и посвящает свободное время мужу, своим хобби и чтению.
Если вы возьмете за привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, тренировать силу воли и предотвращать выгорание.
Вы знаете цену своему времени. Ваше время ценно независимо от того, платите вы за него или нет. Эта методика поможет вам рассчитать ценность вашего времени и спланировать свой рабочий день. Научившись продумывать задачи по помидорам, вы сможете укладываться в сроки и достигать поставленных целей, а также поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
Повышение продуктивности. Метод помогает вам сфокусировать внимание, чтобы успеть сделать больше дел за то же время. Вы концентрируетесь на одной задаче и можете не отвлекаться: Вы не будете отвлекаться на звонки, электронные письма и побочные задачи.
Вы управляете своими ожиданиями. Вы более точно оцениваете время, которое вам потребуется для выполнения конкретной задачи. Если вы знаете, что восьмичасовое задание подразумевает 16 помидоров с перерывами и вы не сможете выполнить его за один день, вы не будете обманывать себя и других. Вы сможете оправдать свои собственные ожидания и ожидания своего руководителя, наставника и коллег.
Вы можете распечатать планировщик для техники Pomodoro или использовать его в цифровом виде (Фото: Etsy).
Вы упражняете свою силу воли. Вы сосредотачиваетесь на своих целях, потому что вы сами так решили. Вы не перекладываете ответственность на блокировщики сайтов, службы поддержки и других людей.
Вы предотвращаете выгорание. Запланированные короткие перерывы рассеивают чувство «загнанности» и экономят энергию и ресурсы. Если вы используете этот метод, вы не станете перегружены и не выгорите.
Как планировать время по методу Pomodoro
Представьте себе менеджера проекта, разрабатывающего веб-приложение. Каждый день состоит из разнообразных и срочных задач. Вам нужно создавать и координировать план разработки, контролировать процесс и поддерживать команду. Нужно уметь общаться с клиентом и собирать отзывы. В общем, нужно делать все одновременно. Но как, если коллеги постоянно возвращаются с вопросами?
Давайте рассмотрим правила метода Pomodoro и то, как менеджер цифровых проектов может их применять.
Правило томатов №1 ― выбирайте приоритетную задачу
Не самое большое и сложное, но самое важное на данный момент. Сегодня у менеджера проекта такой план: он ставит задачи команде, пишет отчет, встречается с клиентом, готовит доклад для конференции и планирует следующий этап работы. Используя метод Pomodoro, менеджер оценит всю ситуацию и поймет, что важно сейчас, а что можно отложить.
Правило томатов №2 ― концентрируйтесь на одном деле
Даже если вам кажется, что вы можете сделать все сразу, делайте все постепенно. Задача рассчитана на определенный период времени. Если вы не можете выполнить ее в срок, приступайте к следующей. Следующая задача является задачей только в том случае, если вы завершили текущую задачу. Когда менеджер проекта работает по методу Помодоро, он не перескакивает с одной задачи на другую. Если план в этом разделе состоит в анализе результата задачи, то менеджер проекта занимается ею до тех пор, пока не пробьет таймер.
Правило томатов №3 ― не отвлекайтесь
Во время работы над проектом — он или она работает только над проектом. Отключает надоедливые агенты, не отвечает на электронные письма и звонки. Менеджер проекта подобен осьминогу: он решает свои собственные задачи, а также постоянно отвечает на вопросы команды и клиента. Но только после того, как прозвучит таймер.
Правило томатов №4 ― не старайтесь успеть
Установка таймера на 25 минут не означает, что цель — выполнить задачу за это время. Главное — это полная концентрация и сам процесс работы. Если вы попытаетесь выполнить задание до того, как прозвучит таймер, это может повлиять на качество. Цель не в том, чтобы успеть сделать все за 25 минут. Главное — сосредоточиться на чем-то одном и не отвлекаться, что трудно сделать в суматошном графике руководителя проекта.
Правило томатов №5 ― не пренебрегайте перерывами
Переутомление также вредно для здоровья. Короткий перерыв дает возможность восстановиться, но не выпасть из рабочего процесса. Когда менеджер делает перерыв, он или она идет выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью изменить стиль работы.
Правило томатов №6 ― регулируйте нагрузку
Для вас лично может быть недостаточно продуктивно работать 25 минут и делать пятиминутный перерыв. Регулируйте время, пока не почувствуете себя комфортно. Если у менеджера проекта встреча с клиентом и у него нет шансов выполнить работу за 25 минут, он не уйдет посреди встречи, потому что время идет. Но он сделает пометку в календаре, что для встреч с клиентом нужно выделить больше времени.
Правило томатов №7 ― оценивайте результат
Посчитайте, сколько помидоров вы смогли «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное в срок, пересмотрите процесс. Менеджер проекта всегда оценивает результат. Если вам не хватило времени, запланируйте больше времени на выполнение задачи в следующий раз. Если вам удалось съесть пять помидоров за один день, постарайтесь улучшить результат завтра.
Что общего у томатов и гибких методологий
Метод Pomodoro — это алгоритм: «Планируй — Выполняй — Пересматривай — Корректируй». Agile-методы, такие как Scrum, работают аналогичным образом.
Теперь вы знаете, что такое метод Pomodoro. Если вы хотите научиться управлять временем, это хорошее начало, но есть и другие методы.
Если вы являетесь руководителем проекта и хотите попасть в сферу цифровых технологий, управление временем — полезный, но далеко не самый важный навык. Вам также необходимо научиться говорить на одном языке со своей командой и понимать технические термины и циклы разработки программного обеспечения.
Если вы разработчик, претендующий на руководящую должность, вы уже обладаете очень хорошими техническими навыками. Теперь вам просто необходимо научиться управлять временем, тонкостям общения с командой и понять методы управления.
Неважно, на каком этапе вы находитесь. Если вы хотите понять цифровые технологии изнутри, запомните правило: немного теории и много практики. Теорию можно найти в Интернете и в технической литературе; главное, чтобы вы обращались к надежным источникам. А как насчет практики? Выбирайте курсы, где вы сможете не только увидеть процесс, но и «потрогать» его. Или, как в Skillbox, создайте свой собственный проект.
Суть техники Pomodoro
Для простоты мы упомянем только рабочий процесс, хотя техника тоже подходит для обучения.
Временные отрезки, на которые делится работа, называются «помидорами». Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут перерыва. Каждый год появляются новые исследования об эффективности других временных интервалов, но мы будем использовать оригинальную технику в качестве отправной точки.
Прежде чем запустить таймер, необходимо составить список рабочих задач. Для этого существуют различные приложения и сервисы (мы представим их ниже), но вы также можете использовать обычный лист бумаги. Давайте начнем с этого.
Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от самого важного к наименее важному), составьте список всех задач на сегодня. Затем установите таймер на 25 минут и приступайте к работе.
Звонок таймера означает начало 5-минутного периода отдыха. В это время вы не должны выполнять никакой работы, а должны расслабиться и забыть о работе. Через 5 минут вы должны вернуться к работе и продолжить ее. Каждый отрезок «помидора» должен быть отмечен крестиком напротив задания, которое необходимо выполнить. После четырех отрезков следует сделать более длительный перерыв — от 15 до 30 минут. Когда вы закончите с задачей, вычеркните ее из списка и приступайте к следующей.
Ведение списка задач важно для самоконтроля и наблюдения за своей работой. Например, через неделю вы можете посмотреть, сколько «помидоров» вы использовали для выполнения конкретной задачи. Если умножить количество штук на 25 минут, то получится более привычная единица измерения, чем «помидоры» — минуты.
Что делать с отвлечениями
Хотя техника Pomodoro разработана для борьбы с отвлекающими факторами, они все равно возникают во время процедуры. Если 25 минут не закончились, а вы не можете перестать отвлекаться, сделайте апостроф «‘» на листе, где вы пишете крестики. Затем внесите новое занятие в список дел и попытайтесь выполнить ту задачу, над которой вы работали до этого.
Официальная версия методики не содержит этого пункта, но многие советуют оценивать важность отвлекающего фактора по десятибалльной шкале, где 10 означает задачу наивысшей важности, а 1 — задачу, которая не стоит вашего внимания в данный момент. Цирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания таймера, который никогда не должен прерываться. Если вы не можете ждать, выключите таймер, сделайте то, что вам нужно сделать, а затем вернитесь к работе, снова запустив таймер.
Если вы отвлекаетесь, поставьте прочерк «-» перед незаконченной задачей. Когда вы будете оценивать задачи в будущем, вы сможете увидеть, какие из них были менее продуктивными.
Последующая оценка
Если вы использовали технику Pomodoro в течение нескольких дней, вы можете подсчитать, сколько «помидоров» у вас получается в день. Например, типичный восьмичасовой рабочий день соответствует 14 «помидорным» отрезкам. Когда вы составляете список задач на день, заранее оцените, на какие задачи вы хотите потратить больше времени, на какие — меньше, а какие — отложить до завтра.
Со временем вы можете разделить свои временные отрезки на более мелкие части, чтобы в начале у вас было 3-5 минут для анализа проделанной до сих пор работы, а в конце — 3-5 минут для анализа задач, которые вы выполнили сейчас. Этот анализ не требует каких-либо изменений в продолжительности «помидора». Однако, если анализ покажется вам сложным, отложите его на будущее. Это означает, что вы еще не освоили основы техники.
Описание техники
Оригинальная техника Pomodoro Technique (читается как «Техника Помодоро» или «Техника помидора») не ограничивается работой, ограниченной по времени. Это очень сложный метод управления временем, который даже претендует на статус комплексной системы. В этом разделе мы рассмотрим только самые важные моменты.
Для планирования своих «дел» вам понадобятся четыре инструмента:
- Помидорный таймер. Сам Чирилло рекомендует именно механический таймер, однако сегодня многие предпочитают использовать специальные приложения для смартфона и компьютера.
- «Полный перечень дел». Это список всех дел, которые вы планируете выполнить в ближайшее время.
- «Список дел на сегодня» (список «To do»).
- «Отчеты». Представляют собой табличку для анализа выполненных задач и учета помидоров.
Вы можете сделать упомянутые выше «документы» самостоятельно (например, пометив лист бумаги в ячейке) или купить и скачать бланки с официального сайта Франческо Чирилло. Допустимо также делать записи в электронных таблицах, например, Excel.
1. Список дел на сегодня
Сначала мы просматриваем весь наш список дел и решаем, какие задачи должны быть включены в сегодняшний список. Например
Здесь следует придерживаться трех принципов:
1. задачи сортируются в порядке приоритета. Самые важные или срочные задачи должны быть в начале списка.
2. если задача требует более 5-7 помидоров, ее следует разделить на подзадачи. Например, задание на статью делится на две части: непосредственно написание статьи и ее вычитка.
3. задачи, требующие менее одного помидора, следует группировать вместе. Например, мы сгруппировали задачи «подмести пол», «полить цветы» и «помыть посуду» в один раздел «чистота». Сгруппированные задания могут быть написаны на одной строке или на разных — это дело вкуса.
2. Работа по таймеру
Ставим таймер на 25 минут и, пока он тикает, работаем над первой задачей, не отвлекаясь на другие дела. Во время работы придерживайтесь следующих принципов:
- Помидор нельзя делить. Мы должны отработать 25 минут за один присест, без перерывов. Нельзя поработать 10 минут сейчас, а еще 15 минут — потом.
- Если работа прервалась, помидор считается недействительным. Допустим, нам позвонил знакомый, и мы решили с ним пообщаться. В этом случае мы должны сбросить таймер и не засчитывать уже отработанное время.
- Если таймер установлен, он должен прозвенеть. Если вы закончили задачу за 5 минут до звонка, попробуйте за оставшееся время сделать еще полезное: проверить работу или навести порядок на рабочем месте.
- Помидоры нужно сознательно «защищать». Если, например, во время работы вы захотели сварить себе кофе, отложите это дело до перерыва.
Когда таймер пробьет, поставьте крестик напротив задания:
Когда задача полностью выполнена, вычеркните ее из списка и после перерыва переходите к следующей задаче.
3. Перерывы
Когда дело сделано, установите таймер на 3-5 минут для короткого перерыва. Самое главное, чтобы перерыв был действительно перерывом. Перерывы настоятельно не рекомендуются:
Главные правила
Чтобы техника Pomodoro работала эффективно, необходимо соблюдать несколько важных правил. О большинстве из них мы уже упоминали в предыдущем разделе, но для простоты перечислим их здесь еще раз.
1. помидор неделим. Каждый помидор эквивалентен 25 минутам непрерывной работы. Она не должна «обрываться» прерываниями или выполняться по частям.
2. прерванный помидор не засчитывается. Если нас отвлекают посторонние дела, мы должны безжалостно сбросить таймер. Это правило предотвращает «расслабление» и имитацию работы.
3. когда помидор начат, должен прозвенеть звонок. Если вы уже выполнили задание и у вас еще осталось несколько минут в помидоре, постарайтесь заняться более осмысленной работой. Просмотрите свою работу, подведите итоги или подготовьтесь к следующему заданию. Если вы просто сорвете помидор, он не будет засчитан (см. правило 2).
4. защищайте помидор. В любом случае старайтесь избегать незапланированных перерывов. Если возникла непредвиденная ситуация, постарайтесь отложить ее до звонка. Если появилось новое задание, исправьте его и возвращайтесь к работе.
5. Следующий помидор получится лучше. Если у вас что-то не получилось, не осуждайте себя: сделайте перерыв и приступайте к следующему помидору.
6. если задание требует более 5-7 помидоров, его следует разделить. Например, задание «Уборка дома» можно разделить на две части. 7.
7. объединяйте задания, требующие меньше одного помидора. Например, задания «Позвонить клиентам Иванова» и «Позвонить в банк» можно объединить в один блок «Звонки».
И еще одно важное правило: помидоры не должны использоваться для отдыха. Если вы хотите почитать книгу или посмотреть фильм для собственного удовольствия, просто сделайте это. Тик-так помидора должен ассоциироваться только с работой.
Недостатки техники
Несмотря на свою популярность, техника Pomodoro имеет некоторые недостатки и ограничения, о которых вам также следует знать.
1. техника ориентирована на индивидуальную работу. Она не подходит для задач, требующих взаимодействия с другими людьми. Например, ее нельзя использовать для общения с клиентами или коллегами, ведения переговоров или произнесения речей. Она не подходит для работы, связанной с посещением учреждений — магазинов, банков, школ или больниц.
Техника Pomodoro обычно предназначена для одиночек. Больше всего этот метод любят студенты, творческие люди, фрилансеры и домохозяйки. Офисные работники, с другой стороны, не всегда имеют возможность использовать его.
Да, технику Pomodoro можно адаптировать и для работы в команде. Но она не работает без активного участия всей команды.
2. идея подходит не всем: — Она предполагает искусственно ограниченные промежутки времени, в течение которых выполняется работа. В Pomodoro эти интервалы составляют традиционные 25 минут. Опять же, возникают две проблемы:
- Время, необходимое для выполнения задачи, обычно не совпадает с размером. Этот «зазор» немного снижает КПД и вызывает у некоторых людей раздражение.
- Иногда люди жалуются, что работа интервалами не позволяет им как следует погрузиться в задачу, войти в состояние потока и вдохновения. И хотя многие представители творческих профессий охотно пользуются Pomodoro, есть и те, кому эта техника категорически не подходит.
3. «Pomodoro — это костыль». Некоторые утверждают, что техника Pomodoro — это инструмент, который не подходит для серьезной работы. Трудно представить себе политика или менеджера крупной компании, работающего с «помодоро», говорят они. Правда это или нет — вопрос спорный.
4. «Томатная зависимость». Люди, которые используют технику «помодоро» в течение длительного периода времени, часто вырабатывают постоянную привычку работать с таймером. Им труднее начать работу, если они по какой-то причине не могут запустить помидор. Они чувствуют себя некомфортно, если не могут сделать перерыв после обычного времени. Они чувствуют себя непродуктивными, если не отмечают ни одного помидора в течение дня (независимо от их фактической продуктивности).
Однако эта «зависимость» не является разрушительной: она больше похожа на привычку пользоваться хорошим инструментом.
