Секретарю ежедневно приходится решать множество задач, часто приходится сталкиваться с форс-мажорными обстоятельствами и нехваткой времени. Независимо от своих обязанностей, секретари должны выполнять множество задач:
Секретарь: чем занимается этот специалист?
Компания или офис нуждаются в услугах многих специалистов. И в любой организации существует множество мелких задач, которые не под силу выполнить бухгалтеру или руководителю. По этой причине была придумана профессия помощника секретаря или просто секретаря.
Суть работы секретаря
Профессия секретаря очень древняя, хотя мы привыкли формулировать ее только в более позднее время, в начале двадцатого века. Почти у всех видных политиков были подчиненные, которым они делегировали различные рутинные задачи и которые могли посвятить себя своим обязанностям. Еще в Древнем Риме так называли специальных чиновников (отсюда и название профессии — secretus), которым доверялись секреты государственного управления.
Правильное название этой профессии — секретарь-депутат. Одна из основных обязанностей секретаря-депутата — представлять компанию, выполнять поручения начальника и консультировать его по тем или иным вопросам.
Конечно, разные компании решают эту задачу по-своему. Где-то управляющий директор нанимает целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и готовит кофе, а где-то все офисные обязанности выполняет исключительно один человек.
Секретарь или секретарша?
Изначально профессия секретаря была чисто мужской, поскольку женщины были практически полностью исключены из мира бизнеса. Однако в начале 20-го века женщины постепенно вытеснили мужчин из этой профессии. И по сей день руководители гораздо охотнее берут на работу женщин-секретарей, чем мужчин. Во-первых, женщины гораздо лучше справляются с многозадачностью, во-вторых, их ценят за лучшую концентрацию и чувство ответственности, в-третьих, за приятную внешность и умение общаться с посетителями.
Поэтому можно сказать, что профессия секретаря — это исключительно женская профессия, с небольшим количеством мужчин.
История профессии
Профессия секретаря возникла еще в Древнем Риме. Историки говорят, что этих работников нанимали патриции и вельможи или просто состоятельные граждане страны. Писцы были хорошо образованными людьми из низших классов. В их задачи в то время входила канцелярская работа, переписка, а часто и финансы и даже секреты их работодателя.
Должность секретаря появилась в России в 1720 году благодаря Петру I. К этой профессии предъявлялись строгие требования — образование, хорошее знание законов, понимание всех тонкостей и особенностей. Профессия частного секретаря стала популярной с 1840 года: многим топ-менеджерам различных компаний часто требовался личный помощник.
Требования к профессии были высоки, и для того, чтобы устроиться на работу секретарем, нужно было обладать особой квалификацией. Именно тогда были созданы первые курсы секретарей.
Сегодня работа секретаря часто состоит из приема и организационных задач в офисе — помощь не только начальнику, но и коллегам и посетителям. Сегодня секретарь считается лицом компании, и ее внешний вид воспринимается посетителями как показатель добросовестности компании. В настоящее время этой профессией занимаются преимущественно женщины в силу ее особого характера. Со временем профессия эволюционировала в различные секретарские профессии в зависимости от специализации.
- Офис-секретарь (офис-менеджер). Обязанностями является распределение телефонных звонков, встреча гостей, выполнение поручений руководства и обеспечение стабильного функционирования офиса (заказ канцтоваров, воды и пр.). Для получения должности работнику не требуется наличие специального образования. В карьерной лестнице эта должность часто является стартовой.
- Секретарь-референт. Должность похожа на работу офис-менеджера, но более ответственная и сложная. Здесь обязанностями будут подготовка проектных решений, редактура документов, составление текстов для выступлений руководителя на различных мероприятиях, а также частичный контроль работы сотрудников организации. Получение такой должности требует наличие специального образования (курсы, учебный центр).
- Личный помощник руководителя. Эта должность считается почетной. Такому ассистенту необходимо наладить отношения с руководством и создать атмосферу доверия. Для выполнения обязанностей потребуется знание специфики профессии, основ делопроизводства, стрессоустойчивость и уверенность в себе. Работа, как правило, заключается в решении организационных и административных задач.
Помимо вышеперечисленных профессий, существует несколько профессий, которые являются очень специфическими.
- Делопроизводитель. Сотрудник, который систематизирует документацию, оформляет счета, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, формирует архив.
- Секретарь-переводчик. Помимо основных обязанностей, потребуется владение иностранным языком на высоком уровне. Сотрудник принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами.
- Судебный секретарь. Сотрудник служит в суде, проверяет явку людей на заседания, ведет протокол слушания, составляет судебные акты и выполняет различные поручения судьи.
- Технический секретарь. Для выполнения обязанностей необходимо владеть «слепым» методом печати, отвечать на телефонные звонки и уметь работать с оргтехникой.
Плюсы и минусы
Сильные стороны профессии можно суммировать следующим образом:
- отсутствует физическая нагрузка;
- есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
- нет необходимости иметь специальность для получения работы;
- работа в комфортных условиях;
- в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
- иногда можно совмещать учебу и работу.
Как и любая другая профессия, профессия секретаря имеет свои недостатки:
- постоянное нахождение на виду у руководства;
- ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
- однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
- работа часто связана со стрессом;
- выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
- редко есть возможность для самореализации;
- режим работы может быть ненормированным.
Перспективы карьерного роста секретаря часто сомнительны. Некоторые руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводят его на другую работу. Другие любят ответственных, трудолюбивых и профессиональных сотрудников и часто повышают их в должности.
Должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который должен определять права и обязанности сотрудника и одинаково важен как для секретаря, так и для руководства. Она содержит права и обязанности обеих сторон трудового договора и поэтому может использоваться как инструмент для координации рабочих процедур.
Стандартной формы для руководства не существует, поэтому вы можете либо составить его по шаблону, либо составить свой собственный. При составлении документа следует учитывать, что в каждой компании секретари выполняют разные задачи, хотя у них есть общая основная функция.
Должностная инструкция должна соответствовать профессиональному стандарту и содержать следующие основные разделы.
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
В дополнение к основным задачам должностные инструкции могут включать дополнительные задачи, основанные на специализации. Например, секретарь, технический секретарь, военный секретарь или ученый секретарь имеют схожие основные секретарские функции, но отличаются специализированными задачами, которые должны быть указаны в документе
Обязанности
В классическом понимании основные, единые обязанности секретаря могут включать следующие функции:
- обеспечивает административную деятельность руководителя;
- ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
- принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
- производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
- принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
- занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
- закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
- решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
- выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.
Дополнительные обязанности могут включать:
- контроль выполнения распоряжений и приказов;
- сканирование и копирование документации;
- отмена или перенесение сроков;
- бронирование билетов и номеров гостиниц;
- составление отчетов о командировочных расходах;
- приготовление напитков и угощений для гостей.
В целом, секретарь выполняет огромный объем работы по созданию и продвижению положительной репутации и поддержанию имиджа компании.
Личные качества
В процессе работы секретарю приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хороший специалист должен отвечать следующим требованиям:
- опрятность;
- аккуратность;
- доброжелательность;
- культура речи;
- коммуникабельность;
- отсутствие вредных привычек.
Поскольку секретарь — это «лицо» компании, необходимым критерием является приятная внешность сотрудника. Следует отметить, что речь идет о чувстве стиля и вкуса, а не о модельной внешности. На должность секретаря часто нанимают женщин, поскольку считается, что они более гибкие, стрессоустойчивые и способны создать теплую атмосферу в офисе.
Обязанности:
- Регистрация входящих и исходящих документов.
- Обслуживание руководителя и его посетителей.
- Создание рабочего плана для руководителя.
- Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
- Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).
Женщина-секретарь должна обладать следующими качествами:
- Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
- Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
- Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
- Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
- Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.
Заработная плата
В среднем секретарь получает за свою работу 25 000 рупий. Многие люди начинают свою «карьерную лестницу» с этой работы. Те, кто хочет работать секретарем без опыта, могут рассчитывать на небольшую зарплату от 10000 до 15000 рублей. Однако они должны отлично владеть компьютером и освоить основы делопроизводства.
Сотрудник с опытом работы в течение одного года будет получать зарплату в размере 20000 рублей.
Ценятся сотрудники со знанием английского языка и опытом работы. Их зарплата может составлять 25 000 рублей и более.
Как устроиться
Сначала вы должны отправить свое резюме в компанию, где вы хотите работать. Затем вам позвонят и пригласят на собеседование.
- Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
- Сфера деятельности.
- Миссия компании.
- Цели организации.
2. прочитайте материал о профессии секретаря. Нередко на собеседовании вас могут спросить, что именно привлекает вас в выбранной профессии, что такое делопроизводство, какие существуют виды документооборота.
3. дресс-код при устройстве на работу. На собеседование желательно приходить в строгой одежде.
Собеседование обычно проходит в форме интервью (вопросы и ответы). Интервьюер задает вам вопросы, а вы на них отвечаете.
- На интервью стоит вести себя уверенно.
- Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
- Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
- Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
- Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.
Вопросы о зарплате уместны, если на сайте работодателя не указана зарплата по интересующей вас вакансии.
6. в конце собеседования вам будет предложено заполнить анкету.
7. по окончании собеседования вас попросят подождать несколько дней. В течение этого времени служба безопасности работодателя проверяет информацию о соискателе. Если все в порядке, вам позвонят и пригласят на работу.
Преимущества профессии секретарь
К основным преимуществам работы секретарем относятся:
- стабильность;
- приобретение полезных навыков общения;
- новые знакомства;
- работа в комфортном офисе;
- возможность совмещения с учебой или работой.
Эта работа не относится к числу наиболее высокооплачиваемых. Чаще всего уровень оплаты труда зависит от региона проживания, уровня квалификации соискателя и размера компании — по статистике, средняя зарплата секретарей колеблется от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший секретарь, работающий в крупной компании, может рассчитывать на достойную зарплату даже по меркам большого города.
Недостатки профессии секретарь
Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ — она включает в себя множество нюансов, которые могут не только беспокоить. Прежде всего, это отсутствие перспектив продвижения по службе. Как правило, начальство не хочет расставаться с хорошими сотрудниками и поэтому не продвигает их по службе. Однако иногда секретарей хвалят и повышают. Однако этого могут добиться только те, кто проявил трудолюбие, чувство ответственности и хорошо знает свою работу.
К основным недостаткам профессии секретаря относятся:
- ненормированный рабочий день;
- монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
- необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.
Где можно получить профессию секретарь?
Российские вузы не предлагают обучение по специальности «секретарь». Это прискорбно, ведь для руководителей уровень образования их помощников становится все более важным. Поэтому абитуриенты с дипломами в области литературы, психологии, коммуникации и других смежных областях сегодня имеют преимущество.
Основные секретарские навыки можно приобрести в колледжах и техникумах. Эти учебные заведения предлагают от одного до трех лет обучения для учеников, окончивших 11 или 9 классов школы. Профессию секретаря можно также освоить на специализированных курсах, где можно получить желаемый сертификат гораздо быстрее. Однако в настоящее время рынок наводнен предложениями, не все из которых обеспечивают качественное обучение, поэтому при выборе учебного заведения нужно быть очень внимательным.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Для работы в должности секретаря также необходимы следующие навыки:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Как я могу стать секретарем? Профессию секретаря можно освоить с любым высшим образованием. Необходимым условием является наличие аттестата о среднем образовании или обучение на рабочем месте. Обычно работодатели не предъявляют особых требований к квалификации соискателей, а обращают внимание на личные качества и способность претендентов выполнять задачи на должном уровне.
Заработная плата секретаря может составлять от 15 000 до 45 000 рублей. Доход зависит от обязанностей чиновника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 000 рублей.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования, на рынке существуют также некоторые краткосрочные учебные курсы, продолжительность которых обычно составляет от одной недели до одного года.
Учебный центр НИИДПО приглашает вас пройти дистанционное обучение по курсу «Офисный ассистент». При необходимости вы можете пройти аналогичный курс с двойной квалификацией или, наоборот, более короткий курс для повышения квалификации. Мы предлагаем учебный отпуск в рассрочку.
Институт профессионального образования IPO приглашает вас пройти дистанционное обучение по курсу «Документоведение и делопроизводство» (есть 256, 512 и 1024 часа) с присвоением квалификации или сертификата государственного образца. Мы уже подготовили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Вы можете пройти курс экстерном и получить беспроцентную рассрочку.
Напишите резюме, которое «продает» — больше приглашений на собеседование. Кроме того, приглашения будут более качественными и целевыми, а не бессмысленными.
