Профессиональный офис-менеджер должен уметь обращаться с компьютером, иметь хорошие навыки работы в Интернете и быть компетентным собеседником. Желательно владеть не только русским языком, но и хотя бы одним иностранным.
Должностная инструкция офис-менеджера
Какова должностная инструкция офис-менеджера и кому она подходит? Порталы по трудоустройству предлагают широкий выбор вакансий для этого специалиста, характеризуя должность как современную и востребованную. Мы расскажем вам, чем занимаются офис-менеджеры, что от них требуется и что должно быть включено в описание вакансии.
Офис-менеджер — это человек, который заботится о документообороте, обеспечивает бесперебойную работу офиса и выступает в качестве посредника между руководством и подчиненными ему сотрудниками или организационными подразделениями. Обязанности этого сотрудника и то, что от него требуется, варьируются от работодателя к работодателю. Рабочим местом офис-менеджера обычно является приемная компании и кабинет руководства.
Эту должность часто путают с должностью секретаря. Хотя эти должности во многом похожи, между ними есть одно существенное различие. Секретарь подчиняется непосредственно управляющему директору (заместителю или другому руководителю высшего звена), ведет свои личные дела и отвечает только за свою документацию.
Офис-менеджер контролирует повседневную работу, особенно делопроизводство. Он отвечает за почту, канцелярские принадлежности, документы, офисное оборудование, отвечает на телефонные звонки и передает сотрудникам указания директора. Он не выполняет никакой личной работы, не ведет дневник директора и не отвечает на его звонки, хотя эти две задачи часто совмещаются в одном специалисте. Название должности может быть, например, «офис-менеджер с секретарскими обязанностями».
Как правило, должности офис-менеджера не дают возможности продвижения по службе. Средняя зарплата такого специалиста составляет от 20 000 до 25 000 рублей в регионах России, а в Москве — около 50 000 рублей.
Офис-менеджер обрабатывает документы, ведет переписку и отвечает на звонки
Обязанности
Выше мы отметили, что полный перечень обязанностей офис-менеджера на рабочем месте определяется непосредственно работодателем. Поэтому в данном случае вакантная должность с одинаковым названием может включать в себя совершенно разные задачи. Однако это не означает, что невозможно примерно очертить круг обязанностей этого специалиста и понять, чего можно ожидать от этой должности
Функции офис-менеджера:
- работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
- работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
- приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
- встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
- подготовка отчётов, прайс-листов;
- контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
- закупка канцтоваров;
- заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).
Это примерный перечень обязанностей офис-менеджера. Работодатель может дополнить его или сократить. Например, от вас могут потребовать консультировать клиентов по продуктам или услугам, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранные языки.
Типовая должностная инструкция офис-менеджера
Что работодатель ожидает от офис-менеджера, написано в должностной инструкции. Вы можете скачать бесплатный экземпляр в конце этой главы. Должностная инструкция всегда является частью трудового договора и без нее недействительна. Чем подробнее и полнее она составлена, тем легче работнику понять, что от него требует работодатель. Кратко рассмотрим структуру этого документа.
Должностная инструкция офис-менеджера включает в себя следующие разделы:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Раздел «Общие положения» содержит название должности, участок работы сотрудника и перечень того, что сотрудник должен знать и соблюдать при выполнении своих обязанностей. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и делопроизводства», «локальные нормативные акты» или «принципы работы оргтехники».
В должностной инструкции перечислены все обязанности офис-менеджера.
Самый обширный раздел посвящен должностной инструкции. В ней работодатель перечисляет все, что считает важным, начиная от работы с документами и заканчивая выключением оргтехники в конце рабочего дня. Подробное перечисление предотвращает недопонимание между сторонами и не позволяет сотруднику не знать, чего именно ожидает от него компания. При составлении справочника начните с перечня обязанностей, приведенного в предыдущем разделе, и адаптируйте его для своих целей.
В разделе «права» указывается, какие права работодатель предоставляет работнику, чтобы он мог успешно выполнять свои обязанности. Например, «своевременно знакомиться с правилами управления», «запрашивать информацию в организационных подразделениях», «иметь доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».
Последний раздел «Ответственность» обычно ограничивается обычными формами ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей и обязывает работника бережно обращаться с вверенным ему имуществом компании.
Заключение
Основной задачей офис-менеджера является обеспечение бесперебойной работы офисов компании и контроль за движением документов. Он принимает и отправляет корреспонденцию, ведет учет внутренних процедур и проверяет состояние офисного оборудования. Список обязанностей составляется непосредственно работодателем, поэтому задачи могут сильно отличаться в разных компаниях. В целом, для этой должности не требуется ни высшего образования, ни опыта работы. Важны внимательность, коммуникабельность и дружелюбие.
Если вы заметили ошибку, пожалуйста, выделите текст и нажмите Ctrl+Enter .
Описание вакансии для менеджера по продажам
Описание вакансии для секретаря
Описание вакансии для менеджера по закупкам
Описание вакансии водителя грузовика
Описание вакансии для менеджера по обслуживанию клиентов
В целях оптимизации офисной деятельности, повышения эффективности труда и продуктивности выполнения поставленных перед работниками задач, узкие специалисты должны быть освобождены от лишней работы. И для этого, на рубеже веков в российских компаниях начали появляться должности офис-менеджеров.
Эти специалисты, отвечающие за работу офиса, занимают одни из самых важных должностей в крупных и небольших российских компаниях. Кто они и в чем, собственно, заключается их работа? Как офис-менеджеру, которому приходится справляться с реальным объемом работы в условиях глубокой экономической нестабильности, добиться желаемого повышения зарплаты? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!
Поскольку работа, о которой идет речь, связана с определенными административными задачами, многие люди часто приравнивают эту профессию к работе менеджера. На самом деле менеджер выполняет лишь часть административных задач — его должностная инструкция охватывает гораздо более широкий круг задач, чем могут представить себе даже самые упертые скептики.
Наиболее точным описанием должности является следующее: Офис-менеджер — это специалист, который руководит работой офисных служб, координирует их работу и обеспечивает их всеми инструментами и другими материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.
Поскольку работа офис-менеджера заключается в обеспечении команды необходимой информацией и контроле за выполнением поставленных перед ними задач, он почти всегда подчиняется непосредственно руководителю компании, реже — своему заместителю или начальнику отдела кадров.
По этой же причине их не следует причислять к персоналу регионального офиса, а скорее к административному персоналу среднего или даже старшего звена, в зависимости от поставленных перед ними задач, а также полномочий и ответственности, которыми они наделены. Важно понимать, что конкретный объем функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера организации, ее направленности и размера административно-управленческого отдела организации.
Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:
- Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
- Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
- Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
- Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
- Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.
Часто эти обязанности смешиваются с обязанностями других специалистов, таких как отдел кадров, бухгалтерия или другие рабочие процессы.
Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?
Важно, что функциональные обязанности офис-менеджера часто путают с секретарской работой, причем не только неспециалисты, но и сами менеджеры. Однако, в отличие от менеджеров, секретари не имеют права издавать директивы и ограничиваются техническими задачами, а больше занимаются организацией работы своего непосредственного руководителя.
В то же время многие отечественные компании часто «стирают» тонкую грань между этими профессиями, называя офис-менеджера личным помощником босса. Такой подход, мягко говоря, неверен — организация жизни в офисе не может быть полноценной, если выполняющий ее специалист одновременно занят обязанностями своего начальника.
Требования к навыкам и качествам офис-менеджера
Поскольку работа должна выполняться на постоянной основе, такая должность представляет большую ценность для сотрудников, которые отличаются подвижностью и ответственностью. Технические навыки не так важны, но офис-менеджер должен уметь управлять (всегда большой) рабочей нагрузкой и соблюдать сроки.
Что ожидают работодатели:
- Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);
- Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);
- Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
- Организаторские способности;
- Хорошая память, внимательность;
- Исполнительность, ответственность;
- Коммуникабельность;
- Аккуратность;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Опрятный внешний вид.
Карьерный рост офис-менеджера
Таким образом, для этой должности нет возможностей для продвижения. Однако, если это крупная компания с несколькими отделами, офис-менеджер может быть повышен до должности менеджера по внутренним закупкам или в другой внутренний отдел компании, занимающийся закупками.
Обучение офис-менеджеров
Разработано benzoix/freepik
Обучение как таковое не имеет большого значения для этой должности, но ценятся сотрудники, имеющие опыт работы в офисе и умеющие создавать различные документы.
Офис-менеджеров часто обучают внутри компании перед приемом на работу, но так происходит не везде. Поэтому стоит пройти короткие онлайн-курсы, чтобы овладеть соответствующими навыками.
АНО БЕЗ ОТРЫВА ОТ ПРОИЗВОДСТВА СТ. ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ ПОСЛЕДИПЛОМНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2023 году
Одним из положительных аспектов этой профессии является то, что на нее есть спрос. Компетентные и эффективные офис-менеджеры нужны всегда и везде. Другая сторона медали заключается в том, что не каждая компания имеет достаточную потребность в профессионале и не каждый кандидат может справиться с объемом поставленных перед ним задач. Отсюда высокая текучесть кадров на этой должности. Еще одним недостатком является то, что на работу принимаются в основном женщины.
Уровень заработной платы также варьируется, но в целом ниже среднего: до 45 000 рублей в месяц. Однако есть и вакансии, где предлагают 60 000 и даже 100 000 рублей в месяц. Последний вариант чаще встречается в Москве и Санкт-Петербурге.
Преимущества профессии офис-менеджера
Преимущества работы офис-менеджером можно перечислять долго-долго. Прежде всего, это большой спрос на таких специалистов на современном рынке труда. Опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на очень высокий доход (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).
Стоит также отметить возможность приобретения административных и хозяйственных навыков, которые пригодятся как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или будет стремиться к повышению.
Еще одним несомненным преимуществом этой профессии является то, что она не требует приобретения теоретических знаний во время длительного обучения в университетах или техникумах. Все нюансы и качества офис-менеджера можно легко приобрести через опыт (т.е. в процессе профессиональной деятельности).
Самое главное, что даже самые стеснительные и зажатые люди будут чувствовать себя комфортно и уверенно в роли офис-менеджера в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту ведения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.
Недостатки профессии офис-менеджера
Что касается недостатков профессии офис-менеджера, то главным из них является длительный рабочий процесс. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда связана с большим количеством организационных вопросов, большинство из которых требуют срочного решения здесь и сейчас. Это означает частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.
Кроме того, офис-менеджерам приходится одновременно замещать несколько «чужих» должностей: Одни используют офис-менеджера в качестве секретаря, другие отводят ему роль почтальона. Иногда начальство недостаточно хорошо оценивает работу специалиста и тем самым делает его менее важным. Или же они поручают сотруднику задачи, которые на самом деле должен выполнять человек, обученный для этих целей. Например, если в компании нет собственного отдела кадров, работа офис-менеджера может заключаться в проведении собеседований с кандидатами, найме сотрудников и ведении трудовых книжек.
Где можно получить профессию офис-менеджера?
Российский институт профессиональной подготовки «ИПО» — проводит набор слушателей на профессию офис-менеджера, на профессиональную переподготовку и повышение квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое дистанционное обучение. Более 200 учебных курсов. Более 8000 выпускников из 200 городов. Короткие сроки подачи документов и обучения экстерном, беспроцентная рассрочка платежа институтом и индивидуальные скидки. Поступайте!
Поступить на профессию офис-администратора очень просто, так как никаких жестких требований к специальной подготовке эта профессия не предъявляет. Познакомиться с основными принципами и нюансами работы можно либо на специальных курсах, либо непосредственно в процессе работы.
Отметим, что на должность офис-менеджера может быть принят практически любой человек, независимо от того, имеет ли он среднее специальное или высшее образование. Однако при прочих равных условиях большинство работодателей отдают предпочтение соискателям с высшим образованием, предпочтительно в области гуманитарных наук или бизнеса.
Компьютерные курсы, демонстрирующие хорошее знание офисных программ и приложений, могут помочь вам в поиске работы. В зависимости от компании может также потребоваться знание языка и дипломы по психологии, экономике и праву.
В настоящее время многие российские институты и университеты предлагают курсы по делопроизводству и администрированию. Среди них — одни из лучших университетов России, такие как следующие:
- Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана;
- Ростовский международный институт экономики и управления;
- Государственный университет управления;
- Санкт-Петербургский государственный университет;
- Юго-Западный государственный университет.
Личные качества, необходимые для работы
Работа офис-менеджера предполагает быстрый темп и внушительный объем работы. Он находится в контакте с руководством, клиентами и коллегами. Хорошо, если специалист обладает такими личностными качествами, как:
- Ответственность. Придется брать на себя определенные решения и выполнять поручения руководства вовремя и в полном объеме.
- Многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно. Например, отвечать на звонок и продолжать работать над запросом клиента.
- Хорошая память. Требуется держать в голове десятки задач и понимать, как успеть реализовать их в срок.
- Умение расставлять приоритеты. Нужно понимать какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее.
- Организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора.
- Коммуникабельность. Профессия подразумевает постоянное общение, поэтому людям, неготовым к такому объему коммуникации, стоит выбрать другую специальность.
- Стрессоустойчивость. Работа полна сложных ситуаций и конфликтов, а также подразумевает довольно высокую загруженность. Справиться с этим способны только стрессоустойчивые личности.
- Организованность и аккуратность. Необходимы для систематизации обрабатываемой документации. Без данных качеств ориентироваться в кипе бумаг будет сложно.
Чем занимается офис-менеджер
Эту работу трудно назвать рутинной, так как задачи очень разнообразны. В обязанности офис-менеджера входят:
- Обработку и подготовку документации. Необходимо проводить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. В обязанности входит подготовка приказов по деятельности предприятия.
- Деловую переписку. Необходимо отвечать на электронную почту, закрепленную за офис-менеджером. Также в компетенции специалиста лежит подготовка ответов на бумажную корреспонденцию.
- Закупку канцелярских товаров. Иногда необходимо приобретать и другие объекты, необходимые для функционирования офиса в обычном режиме. Например, воды для кулера, кофе и чая.
- Учет звонков и обращений. Они фиксируются в специальных журналах и после доводятся до руководства.
- Встречу посетителей. По сути профессионал берет на себя обязанности администратора. Ему нужно радушно встретить, а иногда и проводить клиента в нужный кабинет.
- Организацию совещаний. Задача подразумевает подготовку зала, закупку необходимого для участников, встречу приглашенных лиц.
- Выполнение поручений руководства. В некоторых компаниях на менеджера ложится роль персонального помощника руководителя. Тогда поручают заказ билетов, бронирование отелей для командировок и другое.
Преимущества и недостатки профессии
Для объективной оценки стоит рассмотреть положительные и отрицательные стороны профессии. Преимущества данной сферы:
- Возможность устроиться без образования и без опыта. Некоторые компании берут на должность выпускников или студентов заочных отделений.
- Задачи. Каждый день офис-менеджера не похож на другой. Постоянно появляются новые цели и задачи, которые не дают утонуть в рутине.
- Простая работа. В процессе деятельности редко возникают трудности с выполнением должностных обязанностей.
- Потенциальный карьерный рост. Специальность позволяет ознакомиться с направлениями компании и попробовать реализовать себя в одном из них.
Не обошлось и без очевидных недостатков, среди которых:
- невысокий уровень заработной платы;
- загруженность личными просьбами руководителя и сотрудников;
- стрессы и конфликты на работе.
Работа офис-менеджера может стать первым шагом на пути к заветной цели. Очевидные преимущества офисной работы могут стать первым шагом на пути к заветной цели.
