Размещение открытой вакансии в онлайн-пространстве или печатных изданиях не следует расценивать как публичную оферту. Работодатель не обязан заключать трудовой договор с каждым кандидатами, который подал заявку, и имеет моральное право не отвечать на отклики, поступившие через интернет. Работодатель также не обязан срочно заполнять вновь открывшуюся вакансию.
Как составить отказ кандидату, чтобы не обвинили в дискриминации
Службы по подбору персонала часто сталкиваются с необходимостью составления отказа кандидату после прохождения собеседования. Важно помнить, что простой отказ соискателю не является нарушением закона, однако он должен быть четко обоснованным и не содержать элементов дискриминации согласно статье 64 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).
Отказ кандидату необходимо оформить письменно, но только в том случае, если он сам ранее запрашивал информацию о статусе своей кандидатуры. Важно предоставить такой ответ не позднее чем через семь дней. Это позволит компании продемонстрировать, что она предоставила полное и законное обоснование для отказа кандидата, а также сделала это вовремя (в соответствии со статьей 64 ТК РФ).
Необоснованный отказ в заключении трудового договора может быть опротестован в судебном порядке, что может привести к следующим последствиям для работодателя: наложение административного штрафа, компенсация морального ущерба, а также возможные дисциплинарные и даже уголовные последствия для должностных лиц (статьи 5.27, 5.62 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ), статьи 192 и 193 ТК РФ, статьи 144.1 и 145 Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ)). В теории, закон пока не поддерживает, но некоторые соискатели обращаются в суд с требованиями о принудительном трудоустройстве и возмещении финансовых убытков (статьи 56, 57, 61, 234 ТК РФ).
Отказ кандидату: причины
Фактическая причина отказа кандидату может варьироваться:
- Кандидат не соответствует требованиям по уровню образования, опыту и навыкам, что в законодательстве называется деловыми качествами, и за это работодатель не может быть упрекнут;
- Кандидат не оправдывает субъективные ожидания будущего руководителя, коллег или потенциальных клиентов — именно такие ситуации могут быть расценены как дискриминация, что повлечет негативные последствия. Например, ситуация может возникнуть, если кандидат проявляет психическую нестабильность, ведет себя неадекватно или, напротив, слишком замкнуто и скрытно, а также не соответствует требованиям возраста, пола или внешности;
- Претендент не соответствует установленным требованиям для некоторых вакансий по объективным причинам, которые прямо указаны в законе: возраст, пол, здоровье, наличие или отсутствие определенного права. В таких случаях работодатель не вправе его утвердить даже при наличии желания.
ВЫПИСКА
Необоснованный отказ в заключении трудового договора подразумевает отказ по дискриминационным критериям, которые не имеют отношения к деловым качествам соискателя (статья 64 ТК РФ).
Дискриминация — это ограничение трудовых прав и свобод (или предоставление преимуществ) по таким признакам, как пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение, имущественное, семейное, социальное или должностное положение, возраст, место жительства, отношение к религии и убеждениям, а также по признаку принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или социальным группам (статья 3 ТК РФ).
Деловые качества — это способность человека выполнять определенные трудовые функции с учетом имеющихся (пункт 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 ):
- профессионально-квалификационных качеств (определенные профессия, специальность или квалификация);
- личностных качеств (физическое состояние, наличие требуемого образования, опыт работы в данной специальности или отрасли).
Специалисту по подбору кадров важно знать причины, не связанные с деловыми качествами кандидата, по которым ему запрещено отказывать в трудоустройстве (статьи 16-18, 64, 332, 391 ТК РФ):
- женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;
- лица, приглашенные в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца после увольнения с прежнего места работы;
- избранным на должность;
- избранным по конкурсу на замещение должности;
- лицам, в пользу которых вынесено судебное решение о заключении трудового договора;
- инвалидам, которые принимаются на работу с учетом квот (статьи 13, 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Отказ соискателю в трудоустройстве: причины
На практике работодатель может отказать кандидату по любой причине: недостаток образования, опыта или уровня профессионализма, несоответствие конкретным требованиям к работе или субъективное восприятие (например, если какие-то личные характеристики кандидата не понравились руководству). Таким образом, причины могут быть как официальными (предусмотренными законом), так и неофициальными. Тем не менее, обосновать отказ кандидату, особенно после собеседования, когда обе стороны потратили свое время, работодатель обязан в соответствии с законодательством. Некорректный отказ может стать основанием для судебного разбирательства.
Законные основания для отказа
Законным основанием для отказа кандидату после собеседования является несоответствие деловым качествам — так в законодательстве рассматриваются случаи, когда у кандидата имеется недостаток необходимых для должности навыков и знаний, что должно быть подтверждено рекомендациями, собеседованием или прохождением тестовых заданий. Кроме того, уровень образования или квалификации может быть ниже требуемого, что также должно быть обосновано соответствующими документами или их отсутствием. То есть правомерные причины для отказа должны опираться исключительно на профессиональные качества. Личные причины же могут применяться только в тех случаях, когда они непосредственно влияют на результаты работы.
Некоторые другие законные причины для отказа включают:
- состояние здоровья (например, для некоторых вакансий, связанных с работой с продуктами питания, требуются определенные медицинские справки),
- психологическое состояние (может служить основанием для отказа, если несоответствие может быть подтверждено результатами тестирования, медицинского обследования или испытательного срока),
- возраст (согласно статье 63 ТК РФ, на некоторые должности не могут приниматься несовершеннолетние или лица старше определенного возраста),
- прошедшие определенные правовые ограничения (на некоторые вакансии уже запрещено брать людей с судимостями),
- недостаток свободных должностей в компании (это необходимо будет подтвердить штатным расписанием).
По сути, основными законными основаниями являются два фактора: деловые качества и требования, которые не зависят от претендента или самой компании, а обусловлены национальным или федеральным законодательством.
Что делать работодателю, если отказ кандидату после собеседования основывается исключительно на субъективных впечатлениях (например, неадекватном поведении, неподходящем внешнем виде или просто неприятном ощущении от общения)? Важно помнить, что все мы люди, и восприятие общения с будущими коллегами не менее важно, чем профессиональная соответствие квалификации.
Существует два подхода к отказу соискателю:
- поискать законное обоснование в соответствии с вакансиями, опираясь на должностные инструкции, трудовой договор, квалификационные требования или профессиональные стандарты;
- принять другого кандидата или назначить из внутреннего кадрового резерва, а затем проинформировать, что открытых вакансий больше нет.
И наконец, можно пересмотреть свои впечатления и всё же предложить трудоустройство кандидату.
Тем не менее, если было принято решение об отказе, важно помнить, что деловые качества, из-за которых работодатель может отказать в трудоустройстве, должны соотноситься с исполнением ежедневных должностных обязанностей. К примеру, если вождение автомобиля не является обязательным для конкретной вакансии, то нельзя отказать кандидату из-за отсутствия водительских прав. Рассмотрим еще несколько примеров незаконного отказа после собеседования.
Как правильно отказывать соискателям: гайд по отказам с примерами
Работодатель, который заботится о своей репутации, всегда сможет корректно отказать соискателю по вакансии. Это важно: во-первых, чтобы иметь возможность возвратиться к общению, если кандидат потенциально подойдет для других вакансий в будущем; во-вторых, чтобы не испортить впечатление и предотвратить негативные отзывы о компании. По статистике, собранной HR-блогом Рекрутач, 97% кандидатов готовы рекомендовать компанию своим друзьям и знакомым, если собеседование прошло на позитивной ноте. Давайте рассмотрим, как правильно оформить сообщение с отказом после собеседования, чтобы оставить у соискателя положительное впечатление.
Формулировка отказа
Если у работодателя нет законных оснований для отказа, не рекомендуется углубляться в детали. Лучше использовать общие фразы, такие как «руководитель принял решение выбрать другого кандидата», «мы не можем предложить вам эту должность, несмотря на положительное общение», «мы решили продолжить диалог с другим специалистом» и т.д.
Вот пример изящного и корректного отказа от одной из американских компаний.
Мы очень рады, что вакансия вас заинтересовала. Возможно, вы в курсе, что число претендентов на должность значительно превышало наши ожидания, что поставило нас в непростую ситуацию, так как нам пришлось выбирать из лучших специалистов.
Мы обещали предоставить обратную связь каждому кандидату, и с сожалением сообщаем, что не можем предложить вам продолжить участие в очередном этапе конкурса на вакансию. Тем не менее, мы высоко оценили ваши профессиональные качества, стремление и амбиции, и будем рады, если в будущем вы откликнетесь на новые вакансии, которые могут вас заинтересовать.
Внимание к кандидату
По возможности стоит сделать акцент на том, что собеседование не стало формальностью. Вы должны упомянуть, что цените время кандидата и его готовность общаться с вами.
Вот удачный пример отказа с учетом особой ситуации из реальной жизни.
Благодарим вас за то, что нашли время для общения с нами!
Мы очень ценим ваше желание стать частью нашей команды. Знаем, что поиск новой работы — это всегда стремление к переменам, развитию и новым достижениям.
К сожалению, сейчас у нас нет подходящей должности для вас. Однако мы хотели бы вас поддержать, даже если это уже не первое письмо подобного рода, которое вы получаете на сегодняшний день. Не теряйте надежды. Даже после 1000 отказов может поступить положительный ответ, который изменит вашу жизнь.
Как это было, например, с основателем KFC полковником Сандерсом, который 1009 раз получал отказ, прежде чем его уникальный рецепт приготовления курицы был принят одним владельцем ресторана. Сегодня KFC – крупнейшая в мире сеть ресторанов, и этот пример говорит о том, что у каждого есть шансы, если не опускать руки.
Мы видим, что вы уже начали осуществлять первые шаги, и надеемся, что будете продолжать: откликаться на вакансии, отправлять резюме, проходить собеседования. Мы обязательно свяжемся с вами, если у нас появится другая вакансия, которая будет вас интересовать.
Вот несколько примеров отказов в приеме на работу:
Обязательно ли давать ответ претенденту
Работодатель не обязан объяснять причину отказа по результатам собеседования до тех пор, пока кандидат не сделает официальный письменный запрос с требованием объяснить принятое решение. В ответ на такой запрос у работодателя есть 7 рабочих дней для подготовки обоснованного ответа. За необоснованный отказ в заключении трудового договора предусмотрены административная и уголовная ответственность.
Нарушение при отборе персонала
Необоснованный отказ, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение;
- наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 рублей;
- штраф на должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей в размере от 1000 до 5000 рублей.
Повторный необоснованный отказ, согласно пункту 2 статьи 5.27 КоАП РФ:
- штраф для организации в размере от 50 000 до 70 000 рублей;
- штраф на должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
- дисквалификация должностных лиц организации на срок от 1 года до 3 лет.
Необоснованный отказ беременной женщине или женщине, у которой есть дети возрастом до 3 лет (статья 145 УК РФ):
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере зарплаты (или другого дохода) за период до 18 месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов.
Как отказать кандидату
Если корпоративная этика подразумевает необходимость предоставления обратной связи кандидатам, чьи заявки не были одобрены, сделайте это, не указывая конкретные причины. Вот несколько общепринятых способов, как отказать соискателю после собеседования:
1. По телефону — это быстро и удобно, однако эмоционально может быть тяжело. Иногда используется обратный звонок — кандидат сам перезванивает в заранее согласованные сроки.
2. Лично — обычно отказ сообщают непосредственно во время встречи с рекрутером или с лицом, принимающим решение о трудоустройстве. Причина — очевидное несоответствие соискателя требованиям вакансии, выявившееся только во время диалога.
3. Электронным сообщением — это самый быстрый и эффективный способ, позволяющий использовать заранее подготовленные образцы.
4. СМС-сообщениями — обычно используют в случаях, когда соискатель не имеет доступа к электронной почте.
5. Широко распространен метод «час Х» — по предварительной договоренности сторон отсутствие обратной связи в установленные сроки воспринимается кандидатом как отказ.
6. По почте — обычно отказывают на письменные запросы соискателей в соответствии со статьей 64 ТК.
Как правильно отказывать
Существует концепция Candidate Journey (путь кандидата) — это анализ того, где и как типичный кандидат взаимодействует с вашей компанией, какие эмоции он испытывает в процессе. Всё это формирует его общее впечатление о вас. Типичные точки пути кандидата включают:
— знакомство с вакансией (например, на hh.ru или на ярмарке вакансий),
— получение первой информации о компании на её странице на hh.ru (как известно, 86% соискателей на hh.ru просматривают такие страницы),
— отклик на вакансию, собеседование и обратная связь после него, отказ или предложение о работе.
Отказ представляет собой одну из ключевых точек этого пути.
Слишком важно, чтобы отказы были предоставлены и без задержек, и вежливо. Основное правило таково: на каждом следующем этапе отбора (пути кандидата) отказ должен быть более содержательным и подробным.
1. Отказ на отклик
Когда вы обрабатываете отклики на вакансию, неподходящим кандидатам стоит сразу же отказать. На платформе hh.ru для этого достаточно нажать всего одну кнопку.
Если это массовая позиция и отказ происходит в краткие сроки после получения отклика, то это воспринимается кандидатами гораздо легче. На этом этапе человек еще не потратил много усилий и времени и не посещал собеседование, так что здесь уместно использовать стандартные тексты отказа.
Будет здорово, если в этом стандартном письме для отказа вы предложите оставаться на связи с вашей компанией — следить за новыми вакансиями или подписаться на ваши страницы в соцсетях. Даже если этот кандидат вам не подошел сегодня, в будущем он может стать отличным претендентом — люди развиваются и растут профессионально.
Важно отвечать на каждый отклик, даже от неподходящего кандидата, как можно быстрее, чтобы не заставлять людей ждать обратной связи неделями. Количество таких ответов напрямую влияет на ваш Индекс вежливости, который видят другие соискатели. В зависимости от этого индекса компания воспринимается либо как добросовестный работодатель, либо как тот, кто пренебрегает коммуникацией с потенциальными работниками.
2. Отказ после собеседования
На этом этапе отказ требует более тщательной проработки. Даже если собеседование проводилось онлайн, кандидат потратил свое время, силы и, возможно, испытывал волнение. Это следует учитывать и предоставить более развернутую обратную связь. Если соискатель в целом вписывается в основные требования, и его не выбрали только из-за того, что другой кандидат оказался более подходящим, более квалифицированным или имел более нужные для этой позиции навыки, это нужно так и объяснить. Это вызовет понимание с его стороны.
Если кандидат имеет потенциал, но ему не хватает определенного опыта или специфических навыков, обязательно укажите, каких именно. Профессионал оценит такую обратную связь как возможность для саморазвития и будет признателен за предоставленную информацию.
3. Отказ после серии интервью
Подбор на экспертную или топовую позицию, как правило, занимает больше времени и является трудоемким процессом. В этом случае может проводиться несколько встреч, даваться и оцениваться тестовое задание, либо же организовываться асессмент-центр. Обычно на финальной стадии остаются 2-3 кандидата.
Отказ после такого плотного взаимодействия лучше всего сопроводить детальным выяснением обстоятельств, возможно, даже личной встречей, так как вы прошли вместе непростой путь.
Здесь важно не только указать на зоны развития для кандидата, поделиться результатами работы асессмент-центра, но и предоставить обратную связь по тестовому заданию. Кроме того, подчеркните, что он оказался в числе лучших, дойдя до финала. Это придаст кандидату уверенности, ведь он потратил много времени и сил, и такое подтверждение его профессионализма и навыков станет хорошим способом вернуть его инвестиции.
Минимальная структура письма с отказом
Электронное письмо — наиболее распространенная форма отказа. Однако, если для общения использовались мессенджеры, то и отказать можно через сообщения в тех же приложениях. Всё зависит от того, как вы до этого взаимодействовали.
Что должно быть в сообщении с отказом:
1. Факт отказа. Формулировки могут быть нейтральными, без детальных пояснений: К сожалению, мы решили остановиться на другом кандидате…, Не можем предложить вам эту позицию, Руководитель не готов продолжить диалог и т.д.
2. Благодарность за выделенное время и участие.
3. Доброжелательное прощание. Пример формулировок: Вы вошли в число трех лучших кандидатов, вы проявили себя наилучшим образом, я получила огромное удовольствие от общения с вами, с вами приятно работать. Предложите продолжать контакт в будущем: Если вы не против, мы сохраним ваши данные и будем инфорировать о появлении новых вакансий, которые могут вас заинтересовать. Если вы, как рекрутер, считаете, что кандидат идеально подошел, но по каким-то причинам всё же не был принят (например, на уровне личных предпочтений), вполне допустимо об этом ему сообщить, но корректным образом: Мне кажется, что вы — идеальный кандидат, но решение заказчика было другим.
Помните: то, как вы расстаетесь с этими кандидатами, определит возможность вернуться к ним в будущем (по данным исследований, у тех компаний, которые формируют резерв кадров, 75% составляют специалисты, которые когда-то откликались на вакансии компании, но по разным причинам не были приняты), и то, какое впечатление они будут транслировать во внешний мир. Хорошие истории об уважительных отказах обычно распространяются наравне с историями о резких и обидных отказах.
Вакансии дня
- Поиск сотрудников
- Помощь
- Наши вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к ПО
- Безопасный HeadHunter
- HeadHunter API
- Партнерам
- Инвесторам
- Каталог компаний
- Работа по профессиям
- Работа рядом с метро
- Готовое резюме
- Все сервисы
- Профориентация
- Продвижение резюме
- Хочу у вас работать
- Производственный календарь
- Экспертная рекомендация
На информационном ресурсе hh.ru используются рекомендательные технологии (информационные технологии, предоставляющие информацию на основе сбора, систематизации и анализа сведений, касающихся предпочтений пользователей сети Интернет, находящихся на территории Российской Федерации).
Кому нельзя отказывать в приеме на работу
В трудовом законодательстве существует ряд ситуаций, в которых компания обязана предоставить работу обратившемуся кандидату. Запрещено отказывать в трудоустройстве:
- работникам, которых пригласили на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение месяца после увольнения (статья 64 ТК РФ);
- лицам, избранным на должность, включая тех, кто прошёл конкурс; либо назначенным или утвержденным на должность (статьи 16, 17 ТК РФ);
- бывшим работникам, вернувшимся с воинской службы по призыву в течение трех месяцев после окончания службы — это правило действует только для государственных организаций (пункт 5 статьи 23 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- лицам, у которых есть обязывающее судебное решение о заключении трудового договора (статья 16 ТК РФ);
- инвалидам, направленным на трудоустройство от Центров занятости населения в соответствии с квотами (статьи 16 ТК РФ, 13 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости»);
- женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей (статья 64 ТК РФ).
Суды, как правило, в подобных случаях принимают сторону соискателя. Они не только признают отказ в трудоустройстве незаконным, но также могут обязать работодателя заключить трудовой договор и компенсировать кандидату потерянные доходы (пункт 3 Обзора Президиума Верховного Суда РФ от 27.04.2022).
Как накажут за необоснованный отказ
Повторим, что суды рассматривают отказы в приеме на работу как незаконные в трех случаях:
- отказали неприкасаемому;
- неправильно обосновали отказ;
- не указали причин в ответ на письменный запрос соискателя.
За отказ в оформлении трудового договора с теми, кого необходимо принять на работу, работодатель может нести административную ответственность. Для компании такая ответственность может составить от 50 000 до 100 000 рублей (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ).
За необоснованный отказ или отказ без предоставления причин также возможно привлечение к административной ответственности с штрафами от 30 000 до 50 000 рублей (пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ).
Ситуация становится гораздо хуже, если суд определит в отказе наличие дискриминации, касающейся предпенсионеров или беременных женщин, или женщин с детьми. За такие нарушения предусмотрена уголовная ответственность (статьи 144.1 и 145 УК РФ).
Важно отметить, что соискатель имеет право оспорить и обоснованный отказ. Даже если он выигрывает дело, это не всегда приводит к его трудоустройству. Для заключения трудового договора необходимо будет отдельное судебное решение.
Удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками доступен в сервисе КЭДО.
